※長くなってテーマが変わったので、別記事で続き。
グループ長が夏季休暇から戻る週明けになにが起こるのかはまだ分からない。だが少なくとも現状の課題を解決しなければCさんの復帰の許可は下りないだろう。実際、なにができるだろうか。
体制変更は容易だが、すぐに機能しない
Cさんを正式に私のチームに異動する。そしてどの案件・タスクを私の管理下に移すのかを決める。それ自体は体制図や分担表を書き換えれば済むことだ。ただ、絶賛進行中でキリの悪いタスクの役割分担は丁寧に整理しなければ引継の手間やロスが生じるだけだ。また必要最低限の引継ぎがなければ私もどう管理すればよいか分からない。
少なくとも今のリーダーからCさんへの関与は一切切らなければCさんへの心理的負担は軽減されない。リーダ間で大まかに状況を引継いだうえで、Cさんにヒアリングして情報を補完する。ただ私の夏季休暇もあるので、具体的な引継ぎ、新体制の始動はお盆明けとなる。それまでの間も案件は進んでいくので、どういった建付けにするのだろうか。グループ長は頭を悩ませることだろう。
要員追加は即効性がない
全体でも人手が足りず、他のグループからも要員追加の要望は出ている。有望な人材は奪い合いであり、その争いに負けていることが今の事態を招いた一因でもあるので、この状況下であれば要員追加の優先順位は上げてもらえるかもしれない。だが、Cさんの状況が改善されることが前提ながら、Cさんの出向元からの追加要員が10月に着任予定なのだ。他社から要員の提案を受けても、最短で着任は９月着任になる。中長期的には意味がなくはないが、現状の危機的状況を改善する特効薬にはならないし、受け入れ対応によって一時的に負担が増せば、それこそグループ崩壊の引き金になりかねない。社外から新たに要員を追加しても、出向元のお作法や組織、環境になれるのに１～２ヵ月はかかる。
このタイミングでの要員追加はあてにせず、今いるメンバでなにができるか考えなければならない。
定型タスクをグループ外に移管すれば、僅かでも確実に効果がある
10月に追加要員が着任するまでの間をどう耐えるかがポイントで、それにはどうしたって作業量を減らす必要がある。そこで一番手を付けやすいのが定型タスクの移管だ。Cさんが担当していた定型作業や問い合わせ対応について、チーム内で分担が出来ることを整理したうえで、グループ内で対応しきれないタスクはグループ外に出したい。そういったタスクを請け負ってくれる共通チームは存在しているので、手順化して引き継ぐことは可能だろう。
定型タスクは1つ1つはそれほど重くはないが、積み重なればボディーブローのように効いてくる。Cさんおよび私のチームメンバの負担軽減のため、この移管は是非とも推し進めたい。またその旗振りは、プロパー社員であるパワハラリーダーに任せたいところだ。
個人あての問い合わせを減らす
社内で使用するポータルにはどのシステムを誰が担当しているか検索する機能がある。使用するシステムに問題があれば、ユーザはこのポータル経由で担当者にたどり着く。そして複数のシステムの担当者としてCさんの名前がヒットする。これもまた、Cさんを苦しめた原因の一つだ。
問い合わせはチャットで個人あてに来ることが多い。経験・ノウハウがあればすぐに回答するか、もしくは別担当を紹介することもできる。だが新規着任者であるCさんは、一つ一つの問い合わせについて調査や別問い合わせが必要になるので対応に時間がかかる。その問い合わせ対応と、案件推進の優先順位がすぐに判断できないことから、別タスクの進捗にも影響がでる。
問い合わせは個人チャットではなくML宛てして、窓口を一元化すべきだろう。一時的にはポータルの検索ページからCさんの名前を消すほうが良いかもしれない。
最後は案件調整ができるかどうか
最後の手段は案件のスケジュールを調整だ。サービスのリリースを契約で合意しているものは損害賠償に発展する可能性もあるので調整の難易度が高い。だが社内案件や改善案件であれば、事情を説明して予定しているスケジュールを数週間遅らせることが出来るかもしれない。ここは必要に応じて部長席の力も借りなければならない。
私は１週間夏季休暇に入るが、さて休み明けはどうなっているだろうか。あまり期待は出来なさそうなので、せめてリフレッシュして休み明けの嵐に備えたい。